خلاصه گزارش یکی از اجزای مهم در گزارش های تفصیلی است . در فرهنگ فارسی دکتر محمد معین " خلاصه " چنین تعریف شده است: خالص، برگزیده، منتخب، کوتاه شده مطلب یا نوشته ای، سخن کوتاه .

معنی تلخیص نیز در فرهنگ فارسی معین چنین آمده است: خلاصه کردن، مختصر کردن، خلاصه گویی .

جنیفر روالی، چکیده را چنین تعریف کرده است:

چکیده خلاصه ای است دقیق و صحیح از یک نوشته که ممکن است شامل فشرده تمام مطالب مهم و یا فشرده قسمت های ویژه، یا فهرستی از محتوای آن باشد.

با توجه به این تعاریف می توان گفت خلاصه گزارش، فشرده مطالب و بازنویسی آن در حجم کمتر از متن اصلی است . به طوری که به هیچ وجه به اصل مطلب خدشه ای وارد نشود . خلاصه سازی گزارش را 
می توان به کوچک کردن تصویر یک چهره تشبیه کرد که در این کار هیچ یک از اجزای صورت کاسته 
نمی شود، بلکه هر یک از عناصر به تناسب در اندازه کوچک تر نشان داده می شود . 
در بخش خلاصه گزارش به هر حال مقداری از مطالب از دست می رود، ولی جوهر مفهوم و مایه اصلی نوشته بیرون کشیده و نوشته می شود، تا خواننده بتواند در زمانی کوتاه از مفهوم و مضنون گزارش آگاه شود . بنابر این خلاصه گزارش باید نمونه ای کامل و موثر، ولی مختصر باشد.

تفاوت چکیده و خلاصه

تفاوت اساسی چکیده و خلاصه در کارکرد آنها است . چکیده در باره گزارش بحث می کند، در حالی که خلاصه، گزارش را قابل فهم می سازد . چکیدها و خلاصه ها، مورد توجه دو گروه متفاوت از خوانندگان قرار می گیرند . هر دو گروه می خواهند بدون نیاز به مطالعه کامل گزارش یا حتی مرور سریع آن، مطالبی در باره گزارش بدانند . اما گروهی از خوانندگان که به خلاصه نیاز دارند، می خواهند از محتوای گزارش اطلاع یابند و گروهی که چکیده برای آنها تهیه می گردد، پوشش و شمول گزارش را در نظر دارند .

اهمیت و هدف خلاصه سازی

هدف از آوردن خلاصه گزارش در سازمان ها و دستگاه های دولتی، ارائه نمونه ای کامل ولی کوتاه از نوشته برای مسولان سازمان و مدیرانی است که فرصت خواندن همه گزارش را ندارند و می خواهند در زمانی کوتاه از آن آگاه شوند و تصمیم بگیرند و به سهولت نسبت به ارجاع و تهیه پاسخ اقدام کنند . در هنگام تهیه خلاصه، گزارشگر نباید به تصرف و تغییر مطالب و آوردن مطالب تازه دست بزند .

تهیه کنندگان خلاصه گزارش

در دستگاه های دولتی معمولا افراد زیر به تهیه خلاصه گزارش ها و خلاصه نامه های اداری می پردازند:

1- مسئولان دفتر مدیران بر اساس دستور مدیر، خلاصه گزارش ها و نامه های مشروح را که از خارج به سازمان می رسد تهیه می کنند.

2- کارشناسانی که بر اساس شرح وظیفه در زمینه کاری خود گزارش های تفصیلی و مشروح می نویسند، خلاصه گزارش را نیز تهیه می کنند و در آغاز گزارش خود می آورند .

3- از دانش کافی در زمینه زبان و ادب فارسی برخوردار باشند.

انواع خلاصه

1-غ خلاصه آزاد: این شیوه، برداشت آزاد و مفهومی از یک نوشته است، مانند چکیده یک کتاب یا یک بخش کتاب .

2- خلاصه آماری و نموداری: در برخی گزارش های مشروح، با استفاده از آمار و اطلاعات مندرج در گزارش، به تهیه خلاصه آماری و مقایسه حالت ها، همراه با تهیه نمودار و جدول پرداخته می شود، به طوری که مدیران با صرف وقت کمی از مفاد گزارش آگاهی یابند .

3- خلاصه تفصیلی: در گزارش های مشروح که به شرح یک رویداد پرداخته و از اعداد و ارقام کمتر استفاده شده است، مطالب گزارش با کمی تفصیل و توضیح خلاصه می شود، به نحوی که مطالعه همه متن مورد نیاز نباشد .

4- خلاصه تلفیقی: در این روش، با سلیقه نویسنده از تلفیق چند شیوه استفاده و خلاصه گزارش تهیه می شود .

5- خلاصه راهنما: در این شیوه، بخش های ویژه ای که از اهمیت بیش تر برخوردار هستند انتخاب 
می شوند. معمولا مسئولان دفتر مدیران برای خلاصه سازی گزارش ها و نامه های خارج از سازمان از این روش استفاده می کنند .

6- خلاصه فهرستی: در این شیوه، خلاصه گزارش در حد فهرست عنوان ها، با اشاره کوتاه در باره مطالب مهم آنها تهیه می شود، به گونه ای که خواننده را برای دستیابی سریع به اطلاعات و مسایل طرح شده در گزارش راهنمایی کند .

7- خلاصه ویژه: برخی از سازمان ها، با توجه به وظایف خطیر خود درخلاصه سازی گزارش و مطالب پرونده شیوه خاص دارند، مانند تهیه خلاصه پرونده در محاکم دادگستری و کمیسیون های اختلافات مالیاتی ادارات دارایی و کمیسیون های رسیدگی به اختلافات گمرکی، که گردش کار و چکیده مطالب با دقت و رعایت بی طرفی تهیه می شود و تصمیم گیری در بتره آن تعیین کننده و سرنوشت ساز است. / پایان مطلب 5 آذر ماه 97 ابراهیم علی پور